Fatturazione elettronica tra imprese: obblighi e dati da indicare

Fatturazione elettronica tra imprese: obbligo B2B e quadro attuale

La fatturazione elettronica B2B (Business to Business) riguarda le operazioni tra soggetti privati titolari di partita IVA, dunque tra imprese. È obbligatoria dal 1° gennaio 2019.

Va distinta dalla B2G (Business to Government), emessa verso le PA centrali e locali e obbligatoria dal 31 marzo 2015. Diversa anche dalla B2C (Business to Consumer), emessa verso il consumatore finale.

L'obbligo italiano resta in vigore fino al 31 dicembre 2027. Lo prevede la Decisione di esecuzione (UE) 2024/3150 del Consiglio del 10 dicembre 2024, che permette al Paese di continuare ad applicare questo regime anche negli anni successivi alla sua introduzione. L'Italia è stata il primo Paese in Europa a introdurlo: prima limitato ai rapporti con la Pubblica Amministrazione, poi esteso alle transazioni tra privati.

Nella B2C il consumatore finale può decidere se riceverla tramite PEC o come documento cartaceo.

Differenze tra B2B, B2G e B2C nella fatturazione elettronica

Quali imprese e professionisti sono coinvolti

L'obbligo copre cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti privati con partita IVA, quindi imprese e professionisti, residenti e stabiliti in Italia. Dal 1° luglio 2022 riguarda anche i contribuenti in regime forfettario.

L'estensione a tutti i rapporti tra privati nasce dalla legge di bilancio 2018 (legge n. 205 del 27 dicembre 2017). Riguarda i rapporti tra partite IVA e quelli verso i consumatori finali, salvo pochissime eccezioni. Prima, la fatturazione elettronica era obbligatoria per i rapporti con la Pubblica Amministrazione dal 2014. Dal 1° gennaio 2017 imprese e professionisti potevano solo sceglierla facoltativamente.

Perché la fattura B2B passa dal Sistema di Interscambio

La fattura elettronica va trasmessa al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall'Agenzia delle Entrate. Il SdI controlla l'effettiva esistenza dei dati obbligatori ai fini fiscali e delle partite IVA di fornitore e cliente.

Il Sistema di Interscambio verifica l'effettiva esistenza dei dati obbligatori ai fini fiscali e delle partite IVA di fornitore e cliente. La trasmissione telematica è il canale di invio, al posto della consegna cartacea.

Nato nel 2014 come piattaforma dell'Agenzia delle Entrate, il SdI serviva allo scambio di fatture elettroniche con la Pubblica Amministrazione. Nel 2014 l'obbligo riguardava la PA, gli enti pubblici e poi le società quotate nell'indice FTSE MIB della Borsa Italiana. Dal 1° gennaio 2017 è a disposizione anche di imprese e professionisti che scelgono la fatturazione elettronica, prima che l'obbligo diventasse generalizzato.

Il Sistema di Interscambio restituisce una ricevuta di accettazione o di scarto. In caso di esito negativo la fattura va emessa di nuovo, perché un documento emesso in maniera erronea è considerato inesistente.

Il regolamento sul ciclo della fattura elettronica è il decreto MEF 3 aprile 2013, n. 55, adottato ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244. Nasce per le amministrazioni pubbliche e disciplina emissione, trasmissione e ricevimento.

Il SdI consegna la fattura all'indirizzo telematico (PEC o codice destinatario) riportato nella fattura stessa.

Processo di emissione e ricezione della fattura elettronica B2B

Dati da indicare nella fattura elettronica tra imprese

I dati da indicare per nome nella fattura elettronica tra imprese comprendono la partita IVA del fornitore e quella del cliente, il codice fiscale, la denominazione e l'indirizzo del cliente. A questi si aggiungono il Codice Destinatario e/o l'indirizzo PEC, da chiedere al momento dell'emissione.

Anche i dati del fornitore sono obbligatori: denominazione, indirizzo e codice fiscale, oltre alla partita IVA. Sono le informazioni da sempre richieste in fattura, insieme a partita IVA, codice fiscale, denominazione e indirizzo del cliente.

Il contenuto del documento comprende il numero e la data della fattura. Seguono la descrizione dei beni o dei servizi, la quantità, la base imponibile, l'aliquota IVA, l'imposta e il totale.

Il Sistema di Interscambio verifica l'effettiva esistenza dei dati obbligatori ai fini fiscali e delle partite IVA di fornitore e cliente.

Gli obblighi di fatturazione dei contribuenti fanno capo all'articolo 21 del DPR 26 ottobre 1972, n. 633. Il decreto MEF 3 aprile 2013, n. 55 lo richiama tra le norme di riferimento.

Il formato di trasmissione è l'XML. Per le operazioni fuori campo IVA, come le monofase di cui all'articolo 74 del DPR 633/72, non c'è obbligo di fattura; se si decide di emetterla, va inviata via SdI in XML con il codice natura N2.2.

Per APS e ODV che hanno optato per il regime forfettario del Terzo Settore, se emettono fattura elettronica pur essendone esonerate, nel tracciato vanno riportati il codice natura N2.2 'non soggette - altri casi' nel campo Natura, il codice RF19 'Regime forfettario (art.1, c.54-89, L. 190/2014)' nel campo Regimefiscale e la dicitura 'Operazione effettuata in regime forfettario ai sensi dell'art. 86 del codice del terzo settore' nel campo Causale.

Il numero di iscrizione al REA non è un dato obbligatorio ai fini della fattura IVA. Non è quindi necessario emettere una nota di variazione per la sua assenza.

Dal 2021 le fatture elettroniche vanno emesse con i nuovi tracciati record definiti dalle specifiche tecniche 1.6. L'aggiornamento incide sul formato con cui i dati vengono predisposti e trasmessi al SdI e va recepito nel software o nel servizio di fatturazione usato.

Principali dati obbligatori nella fattura elettronica B2B

Entro quando emettere la fattura elettronica

Dal 1° ottobre 2022, fine della moratoria, la fattura elettronica va emessa entro 12 giorni dall'operazione. I 12 giorni sono il termine entro cui l'emissione è conforme; ritardi o omissioni restano fuori.

Il quadro delle scadenze parte dall'obbligo verso la Pubblica Amministrazione, dal 31 marzo 2015. La facoltà per i privati arriva dal 1° gennaio 2017, l'obbligo tra privati dal 1° gennaio 2019 e l'estensione ai regimi forfettari dal 1° luglio 2022. La proroga europea porta il regime fino al 31 dicembre 2027.

Cronologia degli obblighi di fatturazione elettronica in Italia

Come riceve la fattura il cliente impresa

Con la trasmissione via SdI, la fattura elettronica può arrivare nella casella di Posta elettronica certificata (PEC), nell'area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate o nel software di fatturazione utilizzato.

Per riceverla, il cliente comunica al fornitore il proprio Codice Destinatario e/o l'indirizzo PEC. Entro cinque giorni la fattura, se correttamente emessa, è resa disponibile in una sezione dedicata del sito dell'Agenzia delle Entrate, nel programma di gestione o nella casella PEC.

Se il cliente è un'impresa, non va consegnata una copia fisica della fattura. Nel B2C, invece, il consumatore finale non deve fornire il Codice Destinatario: bastano i dati da sempre obbligatori e resta richiesta la consegna di una copia cartacea o, in alternativa, di una versione consultabile in formato digitale.

Tenuta e conservazione digitale: parte del ciclo obbligatorio

La fatturazione elettronica è il processo di emissione, trasmissione, tenuta e conservazione della fattura in formato digitale. Non finisce con l'invio al cliente: tenuta e conservazione digitale fanno parte dello stesso ciclo obbligatorio, insieme all'emissione e al passaggio dal Sistema di Interscambio.